La secrétaire d’aujourd’hui n’est plus qu’une simple secrétaire. Elle doit s’acquitter de nombreuses nouvelles tâches liées aux exigences et aux besoins grandissants des entreprises.
Ce cahier des charges grandissant fait naître une multitude de nouveaux métiers. Mais quels sont les sous-métiers d’une secrétaire/ assistante administrative ?
Procès-verbaliste
Dans une PME la secrétaire est de plus en plus sollicitée à participer à des séances de l’entreprise et à rédiger un procès-verbal. En revanche, écrire un PV relève d’une obligation légale et/ou d’une disposition inscrite dans un règlement intérieur.
Les PV peuvent être de différents types, décisionnel uniquement, compte-rendu synthétique, détaillé comme dans le cadre de conseils d’administration, commissions, comités.
Être procès-verbaliste est un métier d’écriture auquel recourent par exemple, les hautes instances d’une entreprise, des administrations publiques pour disposer de textes de consignation comme acte juridique.
Réceptionniste – téléphoniste
L’accueil et la réception sont la plupart du temps assuré par la secrétaire. Une réceptionniste doit accueillir les personnes qui doit les orienter vers un service approprié, répondre au téléphone et distribuer les appels, donner des renseignements d’ordre général, fixe et confirmer les rendez-vous, classer les documents et s’occuper de la correspondance. D’autre part, elles assurent les communications entre l’entreprise et le grand public et agisse toujours avec courtoisie et efficacité de manière à projeter une bonne image de l’employeur.
Aide-comptable
La secrétaire peut également faire le métier d’un aide-comptable car elles reçoivent et compte les factures des fournisseurs, envoie les paiements, établit des fiches paie, suit l’état des stocks. Elle aide aussi le comptable à mieux comprendre la gestion du personnel en saisissant les congés, les absences entre autres. Elles peuvent être amenées à gérer la comptabilité fournisseurs, avec la saisie des factures d’achats, ainsi que la gestion de la comptabilité clients et à la préparation et déclaration de TVA.
RH – Ressources Humaines
Dans les petites entreprises, la secrétaire prend aussi le rôle de « spécialiste RH » car elles sont chargées des différents aspects de la gestion du personnel : le placement, le conseil du personnel, servir d’intermédiaires entre des entreprises qui cherchent du personnel, fixe ou temporaire, et des personnes à la recherche d’un emploi. Dans ce cas, ils sont démarcheurs et recruteurs à la fois.
Logisticien et logisticienne
Les logisticiens et logisticienne réceptionnent et contrôlent toutes sortes de marchandises (matières premières, produits industriels, pharmaceutiques ou alimentaires, lettres, colis, etc.). Les secrétaires sont peut-être amenées à exercer un peu de logistique, car la gestion du stock au niveau papeterie et cafeteria dans la plupart du temps est confiée à la secrétaire.
Assistant/e de direction
Les assistants/es sont amener à gérer l’agenda et l’emploi du temps de ses supérieurs et prend connaissance de leur courrier, préparer leur correspondance, organiser des réunions dont elles font le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions.
Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.
La conclusion
Les secrétaires de nos jours, doivent acquérir un niveau d’exigence très élevé et doivent être polyvalente pour pouvoir répondre aux exigences et aux besoins de son employeur pour réussir professionnellement.
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