Chers lecteurs,
Alors que nous traversons une période inédite, le monde du travail se trouve dans une zone de turbulence où se bousculent licenciement de masse et recrutement d’urgence.
AMIS RH PAS DE PANIQUE !
Cet article a pour but de reprendre les différentes étapes du processus RH afin de vous aider à reprendre le contrôle du cockpit et de mener votre entreprise vers un ciel plus calme.
La bonne application de chacune de ces étapes garantie un recrutement de qualité et un cycle de vie au sein de l’entreprise réussie pour l’employé.
Ce processus implique une étroite collaboration entre les RH et les différents acteurs de l’entreprise car sans une communication optimale entre les différents niveaux hiérarchiques certaines étapes cruciales ne pourront aboutir avec succès.
La recherche et le recrutement du personnel :
C’est ici que débute le processus RH. En effet, il s’agit à ce stade de planifier la quantité de personnes supplémentaires dont nous avons besoin et le type de profils recherchés tout en respectant le budget alloué par l’entreprise.
On appelle communément cette étape la Budgétisation prévisionnelle des effectifs.
Après avoir déterminé les besoins en recrutement, vous pourrez passer à la seconde étape:
La fiche de poste
Il est nécessaire de créer la fiche de poste en collaboration avec le personnel concerné sur le terrain. Elle a pour but de définir les compétences et pré requis que le candidat doit posséder. Cette étape est extrêmement importante car elle conditionnera un recrutement efficace. Plus la fiche de poste sera détaillée et plus la sélection du candidat sera simple. On utilise la méthode de l’entonnoir qui va vous faire gagner un temps précieux lors du tri des candidatures.
Les informations que doit contenir la fiche de poste:
- L’intitulé du poste
- Le taux d’activité
- La date d’entrée prévue
- Le lieu d’activité
- Les diplômes et / ou formations requis
- Les compétences et expériences requises
- Le responsable hiérarchique direct
- Les subordonnés
- La fourchette salariale
- La personne de contact
Bien évidemment vous pouvez ajouter toutes les informations que vous jugerez nécessaires en vue d’affiner votre recherche. Gardez à l’esprit que c’est un document interne sur lequel vous devez mettre un maximum de précisions.
C’est ensuite grâce à cette fiche de poste que nous allons pouvoir passer à l’étape suivante.
L’annonce
La rédaction de l’annonce est une étape qui vous sera facilitée si vous avez correctement rempli votre fiche de poste. En effet vous y reprendrez la majorité des informations nécessaires. Cependant, il vous faudra à nouveau être précis car certaines données complémentaires doivent impérativement figurer sur votre annonce:
Les infos complémentaires de l’annonce:
- Les pièces demandées dans le dossier de candidature
- La date limite de dépôt des dossiers
- Par quel moyen le dossier doit-il vous être envoyé
- La personne de contact au sein des RH pour tout complément d’information
Une fois ces trois étapes passées, il ne vous reste plus qu’à planifier des entretiens avec les candidats sélectionnés et à trouver votre perle rare!
Comment réussir l’intégration du nouveau salarié ?
Voici les éléments clé pour réussir leur intégration dans l’entreprise.
Le recrutement d’un nouveau collaborateur nécessite la mobilisation de ressources, de temps, d’énergie, voire d’argent. Une fois le processus terminé, il reste cependant encore une étape importante à passer : l’intégration du nouveau salarié. Cette démarche a pour but de lui donner une vraie place dans l’entreprise, et surtout de transformer ce recrutement en succès…!
TRAVAIL
Quelques pistes pour partir d’un bon pied !
L’INTÉGRATION DU PERSONNEL
- Préparation de l’entrée en fonction de la personne recrutée
- Suivi de la période d’essai
- Confirmation ou résiliation du contrat de travail.
L’objectif de la phase de préparation est que les nouveaux collaborateurs :
- Se familiarisent rapidement, de manière complète avec leur nouvelle entreprise
- Puissent s’identifier avec les nouvelles tâches et avec le nouvel employeur
- Sachent quelles sont les attentes qui sont liées aux nouveaux postes
- Connaissent les règles du jeu et les compétences
- Et très important puissent s’intégrer dans l’entreprise sur le plan humain
La lettre de bienvenue accompagnée de documents d’information.
D’après les expériences faites, les nouveaux collaborateurs reçoivent toute une série de documents ; des brochures, des formulaires et des feuilles volantes différentes. Le mieux est de leur remettre un classeur qui contiendra la totalité des documents d’engagement.
Afin de préparer tous les éléments essentiels il faut :
- S’assurer que tous les instruments et les outils de travail soient prêts au poste de travail : les clefs, le badge de timbrage, etc.
- Désigner ce que l’on appelle un « tuteur » pendant toute la durée de la période d’essai et se tiendra à sa disposition pour toutes les questions et les problèmes qui surviendront.
- En règle générale, il ne s’agit du ou de la supérieur/e hiérarchique, afin de faciliter l’intégration dans l’équipe de travail existante.
LA PÉRIODE D’ESSAI
Plusieurs prescriptions sont applicables du point de vue légal pendant la période d’essai, notamment par rapport à la durée maximale, à la prolongation, etc. ainsi qu’aux délais spécifiques de licenciement :
Durée maximale absolue est de trois mois
Prolongation autorisée en cas d’empêchement de travailler de l’employé par suite de
maladie, d’accident, de service militaire, etc…
En l’absence de régime contractuel, le premier mois est considéré comme la période d’essai
Tout changement ne peut être convenu que par écrit
La période d’essai légale d’un mois peut être modifiée contractuellement
Il est possible de licencier le dernier jour de la période d’essai en utilisant le court délai de résiliation
Les délais de protection contre le licenciement n’existent pas encore au cours de la période d’essai
Une interdiction de faire concurrence déploie ses effets dès le début
Un licenciement avec effet immédiat est également possible pendant la période d’essai.
Si la période d’essai se déroule avec succès, le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice se le voit confirmer par écrit et le salaire est souvent adapté en fonction des conventions passées. Dans les cas exceptionnels, en cas de collaboration très efficace, la période d’essai peut être réduite par consentement mutuel.
Si la période d’essai devait être prolongée pour des raisons d’absences ou de problèmes de santé, il faut le convenir par écrit. En cas d’absences, la période d’essai peut également être prolongée unilatéralement pour dépasser les trois mois, mais seulement dans la proportion des absences. Pour des raisons de performance, la période d’essai peut être étendue au maximum à trois mois par consentement mutuel.
RAPPEL DES TÂCHES ADMINISTRATIVES DE CETTE PHASE
« Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement »
Nicolas Boileau
Saisir dans le système d’informations sur le personnel (SIP) ou dans le programme de comptabilité.
- Données personnelles et de salaire
- •Explications relatives au taux de retenue de l’impôt à la source
- Caisse de pension
- Assurance perte de salaire
- Carte AVS
- Caisse d’allocations familiales
Autorisation de signer
Faire inscrire les autorisations de signer dans le registre du commerce
Organisation de l’entrée
Annonce au service informatique, machine à timbrer et badge, clefs, numéro de téléphone, plaque sur la porte, vestiaire, préparer le poste de travail, etc…
Préparation de l’accueil et de l’intégration de la personne engagée
S’assurer de la disponibilité des personnes responsables, aborder les délais, élaborer un plan d’intégration.
Evaluation du succès de l’engagement (pendant et après la période d’essai)
Confirmation de l’engagement & organisation d’entretiens réguliers
Rédaction d’une lettre confirmant l’engagement avec éventuellement des modifications contractuelles.
« L’attitude est le pinceau de l’esprit. Elle colore toutes les situations. » (Alexander Lockhart)
Le suivi du personnel
Gestion du dossier RH
Un dossier doit être constitué pour chaque collaborateur dès son entrée dans l’entreprise.
Tous les documents de l’ensemble des collaborateurs doivent être gérer dans l’entreprise. On doit constituer un dossier personnel pour chacun des collaborateurs, ce dossier doit contenir l’ensemble des informations concernant l’employé, passés et présentes, tel que, documents de candidature, correspondances, postes occupés, évaluations etc. il est surtout crucial de conserver tous les documents originaux (contrat de travail, confirmation de salaires et de promotion, les modifications des horaires de travail, les certificats intermédiaires). Les documents confidentiels sont protégés par la loi sur la protection des données (LPD), et ils ne peuvent être modifiés.
Ces dossiers peuvent être classés dans le classement central du suivi du personnel. Ils peuvent être en format papier ou en e-dossier. Chaque employé peut consulter son dossier personnel, hormis les notes personnelles de l’employeur.
Il y a une obligation quant à la conservation de ces documents même après le départ du collaborateur.
Le dossier de candidature du collaborateur peut être lui détruit au départ du celui-ci.
Pour les documents tels que les contrats de travail, règlement, consignes, avertissement, relevé des heures travaillées, vacances prises, absences, maladie, certificats médicaux, il est obligatoire de les conserver jusqu’à cinq ans. Tandis que les certificats de travails, intermédiaires ou complets, il est obligatoire de les garder jusqu’à dix ans. Enfin, il peut s’avérer utile de garder certains documents, même s’il n’y a pas d’obligation de les conserver, comme les évaluations, les salaires versés etc…
4 ème phase : la Sortie
La sortie qui vient après le suivi, est la 4ème bulle du schéma. Dans cette partie nous allons parler de la résiliation des rapports de travail de l’employé et de l’employeur (lettre de démission, lettre de licenciement), ainsi que du certificat de travail.
La résiliation d’un contrat de travail
Un contrat de travail peut être résilié en tout temps par l’employé ; qui n’a pas besoin de donner de raison, et par l’employeur qui doit le faire. Dans les deux cas il faut respecter un délai de congé. Il peut être résilié oralement, mais il est préférable de l’envoyer par écrit, en recommandé pour avoir une preuve.
Les informations importantes qui doivent y figurer sont les suivantes :
- Nom, prénom de l’employé et de l’employeur, lettre à adresser au service du personnel ou à la direction
- La date du contrat résilié
- La date de fin de rapports de travail (pour la fin d’un mois)
- La signature et la date de la lettre
Pour résilier un contrat de travail, il faut respecter les délais, même durant le temps d’essai.
- Temps d’essai : 7 jours pour la fin de la semaine
- Pendant la 1 ère année de service : 1 mois pour la fin d’un mois
- De la 2ème à la 9ème année : 2 mois pour la fin d’un mois
- Dès la 10ème année : 3 mois pour la fin d’un mois
Une résiliation n’est valable qu’à partir du moment ou l’autre partie l’a reçoit.
Résiliation abusive :
Résiliation du contrat de travail d’un employé en maladie, durant le service militaire, d’une femme enceinte ou du à l’âge, au sexe, à son orientation sexuel par exemple.
Résiliation immédiate : (possible par les deux parties)
Vole, refus de travailler, absences ++, etc. (employé)
Violation du payement du salaire, harcèlement, etc. (employeur)
Entretien de départ
L’entretien de départ n’est pas une obligation et ne se fait pas souvent, mais a son importance pour l’entreprise. C’est l’occasion pour elle de recueillir des informations sur les causes réelles de départ de l’employé et de permettre celui-ci de donner son avis et les raisons de son départ s’il le souhaite.
Le certificat de travail
Le certificat de travail est rédigé par l’employeur qui a l’obligation de le faire à la demande de l’employé. Il doit être vrai, précis et clairement formulé.
Il existe plusieurs certificats de travails :
- Le complet : informations sur le comportement, les performances de l’employé, le genre et la durée du rapport de travail
- L’intermédiaire : contenu idem que le complet
- Le simple : C’est plutôt une attestation de travail. Renseignements sur la durée de l’engagement et la fonction exercée
- Le certificat d’apprentissage.
Informations sur le certificat de travail :
- Possibilité de le faire modifier par l’employeur
- On peut saisir la justice si l’employeur ne veut pas nous en faire un
- Ne peut pas contenir les motifs de fin de contrat
- Pas de langage codé
- Le futur employeur peut attaquer l’ancien employeur si fausses informations transmise
- Il peut être réclamé jusqu’à 10 ans après
Eléments de base à avoir dans un certificat :
- Raison sociale de l’entreprise
- Un titre (certificat de travail/ certificat de travail intermédiaire/attestation)
- Prénom, nom, date de naissance de l’employé
- Fonction dans l’entreprise et le % de l’activité
- La durée du contrat de travail
- Les tâches principales confiés
- Compétences techniques et comportementales
- Raison du certificat (démission, licenciement)
- Conclusion, remerciements, vœux
- Date du document
- Signatures (lieu et date)(supérieure direct, directeur général)
Exemples de formulations a figurer dans un certificat de travail :
Description travail accompli
Très bien : son travail nous a toujours donné pleine et entière satisfaction
Médiocre : s’est efforcé de…
Description du comportement
Très bien : était toujours aimable et attentif
Médiocre : son attitude personnelle était dans l’ensemble correcte
Démission : nous quitte à notre grand regret
Licenciement : nous quitte
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