Définition : Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?
Un procès-verbal est un document qu’une personne, dit procès-verbaliste, retranscrit par écrit. Toutes les discussions et les décisions prises lors d’une réunion sont intégrées à cet écrit. Ce manuscrit est une preuve afin d’éviter des modifications hors des séances. Avant qu’il ne soit classé, le Président, le procès-verbaliste et/ou les partis à laquelle le procès-verbal est destiné, signent le papier qui sera ensuite mis dans un espace comme étant un “mémoire » et sera lu à la prochaine assemblée. La demande de correction se fait lors du prochain P.V. (abréviation de procès-verbal), afin que tout le monde puisse valider, chaque personne faisant office de témoin. Le 1er PV est archivé, il a une dimension juridique.
La rédaction d’un procès-verbal obéit à un formalisme précis. Il doit mentionner le lieu, la date et les horaires de début et de fin de la réunion. Il mentionne en outre les différents sujets qui seront abordés, la liste des participants ainsi que celle des invités. Il recense le cas échéant le résultat des votes qui ont été organisés en séance.
Le style rédactionnel d’un procès-verbal doit être factuel et neutre. Ce document visant à retranscrire des débats sera rédigé sous forme de dialogues. Il n’a donc pas vocation à utiliser des formules littéraires. Il sera même souvent proche du langage parlé. Il importe avant tout qu’il retranscrive de la manière la plus fidèle possible la chose dite.
Les étapes
Après avoir compris le sens du mot procès-verbal, nous allons vous parler des différentes étapes obligatoires afin d’arriver à écrire et à structurer notre P.V. de la manière la plus optimale:
- Préparation à la séance
Afin de bien être préparé à la séance de prise de P.V., plusieurs choses doivent être prises en compte:
- avoir le nom des participants
- indiquer clairement le rôle de chaque participant
- se renseigner sur l’ordre du jour
- lire les anciens P.V.
- avoir préparé le matériel nécessaire (feuilles numérotées et en suffisance, plusieurs stylos, ordinateur ou enregistreur avec autorisation)
- connaître le type de P.V. à rédiger
- rencontrer le président de séance quelques jours avant
- recevoir les documents de la séance quelques jours avant
- Séance
Il faut savoir que le procès-verbaliste se trouve toujours à côté du président de séance, ceci afin de bien entendre ses propos et les retranscrire correctement.
De bonnes notes écrites de manière claire permettent une bonne relecture.
- Phase de rédaction
La phase de rédaction est une étape importante. Un bon P.V. doit contenir 40% de prise de note et 60% de mémoire, voilà pourquoi la rédaction du procès-verbal doit se faire dans un délai de maximum 48 heures. Le style de dissertation doit être un style indirect, neutre et objectif. Il est primordial d’être factuel et de rapporter fidèlement ce qui a été dit, sans aucun état d’âme.
- Phase de reddition
Cette dernière étape est l’envoi du procès-verbal fini, soit aux participants à la séance, soit au secrétariat ou soit au président. Le premier destinataire dépend de la société pour laquelle le P.V. a été rédigé.
Les différents types de procès-verbaux
- Le procès-verbal de décision
Le procès-verbal de décision est un acte écrit rédigé par un procès-verbaliste qui va relater et consigner les décisions prises, les résultats de tout vote ainsi que le décompte des voix concernant les résolutions présentées.
Il est surtout utilisé lors de conseil d’administration, d’assemblée générale.
La rédaction d’assemblée est un travail de précision nécessitant de connaître l’environnement géographique, social et politique. Il ne s’agit pas simplement de « transcrire » les propos entendus, mais de comprendre les débats et de respecter le sens des propos.
- Le procès-verbal de synthèse (résumé)
Le procès-verbal de synthèse résume et restitue l’essentiel des échanges. La synthèse est une restitution du discours oral d’une réunion, d’une conférence, d’un colloque ou de tout autre assemblée.
La rédaction de la synthèse met en œuvre une méthode sur laquelle nous nous basons pour rassembler généralement tous les éléments clés relatifs aux thèmes abordés ainsi que les décisions prises ou les réponses à un problème soulevé. Cette méthode permet d’obtenir une vue générale de ce thème ou de ce problème.
La synthèse permet de donner une réponse à des questions soulevées en amont de votre réunion. Même si celle-ci ne répond pas concrètement à votre thème, la synthèse a ce rôle de formuler un résultat afin de savoir où vous en êtes par rapport à ce thème.
- Le procès-verbal complet (détaillé)
Le procès-verbal complet est utilisé si vous souhaitez obtenir une transcription de réunion relatant le plus fidèlement possible le discours, comprenant autant les signes verbaux que non verbaux (hésitations, soupirs ou tout autre signe significatif). Cette restitution tout à fait parfaite de votre réunion permet de la faire revivre à travers la ponctuation. Il s’agit de la transcription dite in extenso.
Afin de pouvoir rédiger un bon procès-verbal, voici quelques astuces (à avoir en tête):
1) Une bonne écoute
Savoir écouter attentivement est essentiel afin de pouvoir prendre de bonnes notes et ainsi rédiger un bon PV. Il est nécessaire de mettre de côté tout type de jugement. Dans cet exercice, « écouter » c’est être en mesure de recevoir ce que l’interlocuteur dit, comprendre sa pensée, sans pour autant l’accepter.
2) Avoir une nouvelle approche de l’écrit
Lors de la prise de note, la tendance est de vouloir tout noter, de peur de manquer une information importante. Se lancer dans ce défi est surtout la chose à ne pas faire ! Effectivement, à vouloir tout noter, on n’écoute plus.
De plus, à titre informatif, pour 150 mots prononcés, 40 mots sont écrits. Par conséquent et par souci d’efficacité, il est préférable de faire un tri et de sélectionner les informations utiles à relever. En respectant les points de la préparation de séance, vous serez en mesure de départager l’important de l’accessoire.
3) Trouver sa méthode, travailler et développer les automatismes
La prise de note est propre à chacun. Pour se perfectionner, il n’y a pas de secret : Il faut pratiquer !
L’utilisation d’abréviations, d’écriture phonétique peuvent être des outils à exploiter afin de favoriser une prise de note efficace et la plus complète possible.
Commentaires récents