LE MÉTIER DE SECRÉTAIRE

SECRÉTAIRE D’ANTAN

Il y a quelques années en arrière, le pourcentage de femmes exerçant ce métier s’élevait à 98% ce qui montre une pré domination du sexe féminin. Dans la hiérarchie, les hommes étaient placés en tête et étaient dictées par les hommes. Elles utilisaient des machines à écrire à la place des ordinateurs et concernant les photocopieuses celles-ci sont arrivées en 1970. Il n’y avait pas de dossiers numérisés et cela se faisait que par papier. De plus, il n’existait pas de moteur de recherche comme Google, Wikipédia et tout ce qui se rapporte à Internet. Les secrétaires étaient autodidactes et n’avaient pas de diplôme ni de formation pour pratiquer ce travail, mais avec l’arrivée d’Internet, celles-ci se voyaient dans l’obligation de se former.

SECRÉTAIRE AUJOURD’HUI

En 2019, le métier de secrétaire est très vaste et peu de gens connaissent réellement son rôle. A ce jour, il existe énormément d’appellations pour représenter la profession de secrétariat : assistante administrative, commise secrétaire, employée de bureau, employée de commerce, employée administrative entre autres. Exercer la fonction de secrétaire offre la possibilité de travailler dans les domaines bancaire, étatique, construction, automobile, médical, commercial etc.

La secrétaire reste quand même le catalyseur de l’administration car elle est la liaison entre la direction et les employés ou les clients ainsi que les fournisseurs et entreprises. Elle a plusieurs cordes à son arc, elle fait aussi bien de l’accueil que de la réception téléphonique, des prises de procès-verbaux et de la comptabilité.

MAIS QU’ELLES SONT LES VRAIES TACHES ?

· Accueillir et orienter les clients ;

· Gérer les appels téléphoniques ;

· Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les courriels ;

· Assurer le classement et l’archivage des dossiers qui lui sont confiés ;

· Tenir à jour l’agenda de son service et de sa hiérarchie ;

· Gérer les dossiers de clients/patients ;

· Organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;

· Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les procès-verbaux.

NOS EXPÉRIENCES / NOS ATTENTES

Ana

J’ai été secrétaire dans deux entreprises différentes mais dans la même branche, le bâtiment. Les entreprises concernées, étaient des SARL et comptaient moins de dix employés. Dans les petites sociétés comme celles-ci, la secrétaire prend un rôle très important car il n’existe pas de service administratif ou Ressources Humaines. J’avais les tâches d’une secrétaire traditionnelle et en plus j’assurais tout le suivi d’un chantier, c’est-à-dire, de la soumission à la facturation. De mon point de vue, la polyvalence est très importante dans ce métier car aujourd’hui, nous ne sommes plus des simples secrétaires, mais des assistantes dans tous les secteurs d’une entreprise.

Tamara

Il y a quelques années, j’ai débuté un apprentissage d’employée de commerce au sein d’un cabinet d’avocat. Tous les jours, nous devions gérer les appels téléphonique, lire et répondre aux courriels, rédiger des lettres via un dictaphone. J’aimais beaucoup les tâches demandées mais l’ambiance d’un cabinet d’avocat ne me convenait pas ainsi que le domaine de la santé me manquait. J’ai alors trouvé un apprentissage d’assistante médicale et là, j’avais également de la réception téléphonique, de l’accueil, de la facturation, etc… Ce sont ces deux expériences qui ont motivé mon choix de faire la formation de secrétaire.

Tracy

Mes attentes pour cette formation de secrétariat et gestion administrative, c’est de me perfectionner dans ce domaine afin d’être totalement prête à me lancer dans une entreprise et être opérationnelle pour ce métier. Répondre aux exigences demandées et renforcer mes compétences d’organisation et de savoir au mieux gérer le temps pour l’utilisation des outils bureautiques. De plus, m’améliorer dans la communication et la qualité de mes relations professionnelles internes et externes est pour moi une chose essentielle.

Lea

J’espère que cette formation m’apportera les outils nécessaires pour être complètement à l’aise dans le métier de secrétaire. En effet même avec de l’expérience beaucoup de choses ont changés et je me rends comptes qu’il encore à apprendre. Dans cette dynamique, je profite de faire cette formation pour consolider mon savoir-faire. Futurpro+ plus m’a déjà initié à une rigueur que je ne me connaissais pas, des devoirs, des objectifs hebdomadaires qui me donne envie d’avoir mon diplôme pour mettre tout ce que j’apprends en pratique.