Par Vanessa, Joana, Catia, Gwendoline, Yorick / 9 novembre 2021
Les clés du succès pour un Procès Verbal réussi
Un procès verbal communément appelé PV (abréviation) est un acte dressé par une autorité compétente, afin de tout sécuriser et avoir des traces de ce qui à été prononcé ou décidé dans une séance, une assemblée ou une réunion.
Bien prendre un PV, c’est :
- Soigner sa préparation
- Bien écouter
- Se faire confiance
- Noter peu, noter utile
- Mettre ses notes au point rapidement après la réunion
La préparation à la séance
- Matériel pour enregistrer la séance
- Notes de préparation / questions
- Avoir la liste des participants / nombre de participants (obligatoire)
- Avoir l’Ordre du Jour (le sommaire, le programme tel qu’il est imaginé, regrouper les points qui sont prévus à être discutés)
- Connaître la durée de la séance / lieu / date / heure
- Savoir à l’avance la disposition de la salle
- Avoir les fonctions et les rôles de chaque participant c’est important
- Savoir quel est le type de procès verbal attendu?
- Rencontrer le Président de la séance
- Lire les anciens PV: il est en tout cas obligatoire de se procurer le PV de la séance précédente
Les 3 types de procès verbaux
1.- Procès Verbal de décision
Il va uniquement contenir les décisions prises lors d’une séance ou d’une discussion. On prendra note seulement de la décision finale: le processus qui aura permis d’arriver à cette décision n’as pas besoin de figurer sur notre document.
2.- Procès Verbal de synthèse ou PV résumé
Il est exigé de noter, dans les grandes lignes, les discussions qui ont permis d’arriver à cette décision. On rapporte dans les grandes lignes ce qui a été prononcé.
3.- Procès Verbal complet ou PV détaillé
On va nous demander de noter un maximum d’informations: nous ne sommes pas là pour juger ce qui est important ou pas mais nous devons rapporter les interventions des uns et des autres de manière résumée, car on ne peut pas tout noter ce qu’une personne dit. Cela consiste à noter chaque prise de parole, car cette personne devra retrouver son intervention dans notre document.
https://youtuhttps://youtu.be/VvfTTeddbII.be/VvfTTeddbII
Phase de rédaction
Il est préférable de rédiger le PV dans les 48 heures après la séance. ( fiabilité de la mémoire à court terme)
Il faut rester objectif et neutre. (ne pas prendre partie pour un sujet)
Pour finir il faut utiliser un style indirect. (Mr. Martin pense que le café est trop cher)
Astuces afin d’être le plus à l’aise possible le jour de la séance
- Arrivée à l’avance
- S’installer à côté du président
- Demander au président de nommer les personnes pour leur donner la parole (permet de savoir qui est qui pour les notes)
- Lors d’une incompréhension, demander en fin de la séance au président ou à la personne concernée des éclaircissements
- Prévoir un petit encas et à boire
- Essayer d’aller aux toilettes avant la séance
Pièges à éviter
- Surtout ne pas tout noter
- Ne jamais revenir en arrière dans sa prise de notes
- Ne pas se laisser distraire pas les intervenants ou pas l’environnement
- Ne pas calculer un temps trop court pour le trajet vers le lieu de la séance
- Ne pas intervenir lors de la séance
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