Par Marie, Sajida, Liz, Carolina et Roman, le 20 novembre 2021.
De manière générale, un procès-verbal, communément appelé PV (abréviation), est un acte juridique écrit qui retranscrit des constatations, des déclarations ou une situation. Il n’a généralement valeur que de simple renseignement sauf lorsqu’il émane de certains agents publics où il acquiert alors une valeur de preuve (par exemple celui émis à la suite d’un contrôle d’identité, qui fait foi « jusqu’à preuve du contraire », c’est-à-dire dans l’immense majorité des cas).
Application
Droit privé
En droit privé, le terme peut désigner un compte rendu d’une audition de témoins, par exemple, rédigé par un juge d’instruction ; la déclaration d’un tiers transmise aux greffiers d’un tribunal pour annoncer une renonciation à une succession par exemple ; le compte rendu d’une séance ou d’une assemblée : procès-verbal d’assemblée générale, procès-verbal de réunion, procès-verbal de comité.
Les sténotypistes de conférences sont des experts qui établissent le procès-verbal in extenso ou la synthèse de réunions ou de débats.
Droit pénal
En droit pénal : dans son sens courant, le procès-verbal désigne la contravention donnée à un automobiliste qui a commis une infraction au code de la route. Dans un sens plus large, il s’agit d’un acte par lequel une autorité publique habilitée reçoit une déclaration, une plainte ou une dénonciation (exemple : procès-verbal de plainte établi par la police), constate une infraction ou bien consigne le résultat des opérations réalisées en vue de rassembler des preuves (exemple : procès-verbal de perquisition
Droit du travail
En droit du travail, le terme peut désigner un document rédigé par l’inspecteur ou le contrôleur du travail à l’encontre d’un employeur et constatant une ou des infractions ; le compte rendu des réunions du comité d’entreprise ou comité d’hygiène sécurité et condition de travail rédigé par l’institution représentative du personnel concernée.
En août 2020, la Commission nationale informatique et libertés enjoint quatre municipalités françaises de « mettre fin aux systèmes de verbalisation automatique par reconnaissance des plaques d’immatriculation ». Si la verbalisation de véhicules en infraction au stationnement payant, par les véhicules de police municipale est possible, en revanche les infractions pénales ne peuvent être traitées par le même moyen1.
Comment se préparer avant une séance pour prendre un procès-verbal?
Il est préférable d’éviter d’arriver en réunion au dernier moment et mal préparé. Investir dans la préparation de la prise de notes permet de gagner à la fois en confort et en efficacité : moins on est à l’aise sur le sujet et la nature de la réunion, plus il est nécessaire de se préparer.
Bien se préparer, c’est être capable de répondre à 3 questions :
- Qu’est-ce que je sais des sujets qui seront traités en réunion ?
- Qui sont les destinataires du compte-rendu ?
- Quelles sont leurs attentes ?
Lorsque vous entamez la rédaction de votre procès-verbal, près de 40% des éléments peuvent d’ores et déjà y être présents. La rédaction de votre compte rendu commence par un ordre du jour précis. En effet, vos prises de notes seront plus efficaces si elles sont structurées en cohérence avec le déroulé annoncé aux participants. De la même manière, plus l’ordre du jour sera fourni, plus vous pourrez pré-rédiger les informations relatives au compte rendu de conseil d’administration.
Squelette structurant de la réunion, l’ordre du jour vous sert également à préparer de manière précise les dates et noms des participants au conseil d’administration. Une erreur dans la consignation des présents peut rendre caduque une décision importante. En effet, chaque membre du conseil d’administration détient des mandats et un poids dans la prise de décision.
La prise en compte des documents
Une copie des documents présentés en séance (digitaux ou papiers) devront également être joints en annexe de votre PV de réunion. Veillez-donc à les recevoir et les classer en amont.
Le déroulé de la réunion
Le formalisme et la conformité de la réunion Comme évoqué précédemment, une des étapes clef consiste à consigner les personnes présentes dans votre PV du conseil d’administration ainsi que leur heure d’arrivée (en cas de retard d’un participant, son vote à une mention passée ne pourra pas être pris en compte). Grâce à votre préparation en amont, il sera plus aisé d’identifier les présents, absents ou remplaçants.
Plusieurs méthodes s’offrent à vous :
Une checklist où vous pourrez « pointer » les personnes que vous connaissez dès leur entrée en salle de réunion
Une feuille de présence à faire circuler. Cette méthode semble plus risquée car ce n’est plus vous qui maîtrisez la consignation.
Un tour de table pour bien identifier chaque personne avant de démarrer la séance.
Les outils digitaux vous facilitent la prise de note et leur mise en page, il est conseillé de les utiliser avec parcimonie lors de l’enregistrement des conversations au risque d’être beaucoup moins concis dans la rédaction du procès-verbal.
Voici le résumé des informations cruciales à inclure dans votre PV de réunion :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion
- Le nom du président et du secrétaire de séance
- Les personnes présentes, les absents
- Fil rouge des précédentes réunions : conclusions et points en suspend
- Les décisions sur chaque point de l’ordre du jour, avec :
- Les actions menées ;
- Les mesures adoptées et le nom de l’initiateur de la motion ;
- Le détail des votes des membres du conseil d’administration : pour, contre, abstention.
- L’heure de fin de la séance ainsi que l’annonce de la prochaine réunion
Style et Approche Générale
De nombreux éléments doivent être pris en considération en ce qui concerne le style et le format des procès-verbaux de réunions.
Niveau de Détail
Nous sommes d’avis, d’après les experts du domaine, que les procès-verbaux de réunions ne devraient pas trop se concentrer sur les détails, sinon ceux qui les lisent seront perdus et les procès-verbaux ne seront utiles à personne. D’un autre côté, le procès-verbal ne doit pas être trop vague et général. Assurez-vous de noter non seulement ce qui s’est passé en général, mais aussi les mesures qui ont été prises à la suite des détails fournis.4
Voici quelques conseils à l’intention des Secrétaires Généraux concernant le niveau de détail requis :
• Chaque proposition doit être expliquée en détail, y compris le nom des auteurs de la motion, ainsi que celui des personnes qui ont voté pour, contre ou se sont abstenues.
• Les détails essentiels du procès-verbal devraient inclure les noms des participants et des intervenants externes ainsi que d’autres documents.
• Consigner la date, l’heure et le lieu du procès-verbal de la réunion, un aperçu du procès-verbal du Conseil d’Administration, les conclusions des réunions précédentes et les décisions prises.
Temps des Verbes
Les procès-verbaux doivent être rédigés au passé avec des verbes conditionnels qui font référence à des actions futures possibles.5
Guide de Rédaction
Les organisations devraient avoir des guides de style qui incluent des mots-clés en gras et en majuscules tels que : Approuvée, Décidée, Résolue, Notée comme Acceptée et Convenue, etc. Toutes les actions doivent être enregistrées avec leur(s) conclusion(s) correspondante(s).
Mots Utiles et Acronymes
Les procès-verbaux doivent être rédigés aussi clairement et concis que possible. Les adjectifs inutiles, le langage coloré et les acronymes non définis devraient être évités. Les Secrétaires Généraux doivent éviter toute référence ou terminologie interne à l’entreprise, sauf en cas d’absolue nécessité.7
Éléments Essentiels du Procès-Verbal
Les éléments essentiels du procès-verbal de la réunion comprennent non seulement le corps du procès-verbal, mais aussi les détails pris avant et après celui-ci.
Début et Fin du Procès-Verbal
Au cours des 50 dernières années, la durée et la fréquence des réunions ont augmenté́, et l’exécutif moyen consacre maintenant 23 heures par semaine aux réunions. Les réunions sont considérées comme plus efficaces lorsqu’un objectif est fixé à l’avance et que l’ordre du jour de la réunion reflète cet objectif. Il peut s’agir de fournir des documents de lecture aux Membres du Conseil avant même que la réunion n’ait lieu.9
Une fois que la nécessité d’une réunion est confirmée, l’information préliminaire qui devrait être consignée avant la réunion devrait inclure :
• La date de la réunion
• Heure et lieu de la réunion
• Si la réunion a eu lieu en présence des membres du conseil d’administration
ou s’ils y ont participé par téléphone ou au moyen d’un autre appareil virtuel
ou numérique
• Le titre complet des personnes présentes, et s’ils étaient présents ou non
pendant toute ou une partie de la réunion
• S’il y a un quorum (selon la constitution de cette organisation spécifique).
À la fin d’une réunion, le procès-verbal et le plan d’action doivent être distribués et publiés. La publication du procès-verbal immédiatement après une réunion encourage les membres du Conseil d’administration à prendre connaissance des mesures à prendre et à commencer à s’y atteler tant que la réunion est encore fraîche dans leur esprit.10 Pour s’assurer de l’exactitude des détails du procès- verbal, il convient de les examiner et de les distribuer à chaque membre présent dès que possible après la réunion pour confirmer que le texte a bien été rédigé.11
Les pratiques exemplaires pour la conclusion du procès-verbal de la réunion comprennent la saisie des détails suivants :
• L’heure à laquelle la réunion s’est terminée
• Noms du Président et du Secrétaire de la réunion (la personne qui rédige le
procès-verbal)
• Nom de tous les Membres présents et le motif de ceux absents
• Présence des membres du Conseil au moment de chaque vote
• La localisation de tout dirigeant présent à la réunion depuis un endroit éloigné
• Un résumé rapide des procès-verbaux du Conseil d’administration et des
conclusions des réunion précédentes
• L’ordre du jour de la présente réunion
• Toute action convenue et le nom de la personne affectée à chaque action.
• Chaque point de l’ordre du jour est résumé en une ou deux lignes.
• La date et l’heure de la prochaine réunion.
Le Corps du Procès-Verbal
Procès-verbal des réunions en tant que documents officiels des mesures prises
L’élément le plus important que les Secrétaires Généraux doivent garder à l’esprit lorsqu’ils rédigent les procès-verbaux est qu’il s’agit de comptes rendus de décisions d’affaires importantes du Conseil et que ces décisions doivent être comprises par ceux qui n’étaient pas présents à la réunion.14 Communiquer à
la fois le processus de prise de décision et les décisions prises sans trop entrer dans les détails est probablement le plus grand défi pour le Secrétaire Général.
En outre, la personne qui rédige le procès-verbal doit garder à l’esprit que les procès-verbaux des réunions, en particulier ceux du Conseil d’administration de la société, sont également reconnus par les tribunaux comme un document juridique.
L‘ordre du jour de la réunion
Le Conseil, dirigé par son Président, est responsable de l’élaboration de l’ordre du jour de la réunion du Conseil avec l’aide du Secrétaire Général.
Un Président du Conseil d’Administration efficace peut donner un ton positif à la réunion afin d’assurer une productivité maximale. Ils font également de leur mieux pour diriger le Conseil d’Administration plutôt que de devenir le porte- parole du groupe. Par exemple, certains Présidents sont très impliqués et demandent aux Membres du Conseil d’Administration de donner leur opinion séparément, notamment en demandant explicitement aux administrateurs s’ils aimeraient modifier l’ordre du jour de la prochaine réunion.15
Une méthode plus générale que le Président du Conseil peut utiliser pour déterminer l’ordre du jour consiste à examiner le procès-verbal de la dernière réunion et à préparer un plan pour la prochaine réunion.16 Un autre est de décider d’un défi spécifique sur lequel se concentrer ou d’un objectif à atteindre. Des exemples d’objectifs pourraient être de décider d’un changement dans la gestion, d’une nouvelle orientation pour une base de revenus ou de trouver des moyens de réduire les coûts.17
La structure générale de l’ordre du jour d’une réunion du Conseil d’administration peut comprendre les éléments suivants :18
• Examen du procès-verbal de la dernière réunion
• Une mise à jour sur les conditions du marché et les perspectives de chiffre
d’affaires de la société
• Une mise à jour sur les activités de l’entreprise
• Tout projet futur ou produit en cours de réalisation
• Si l’un des administrateurs se trouve en situation de conflit d’intérêts avec
une des parties de l’ordre du jour.
L’ordre du jour de la réunion est approuvé par le vote du Conseil et signé par le Président.19 Les modifications à l’ordre du jour ne peuvent être apportées que par consentement général ou par un vote à la majorité des deux tiers.
Conférenciers et Administrateurs Individuels du Conseil d’Administration
Par-dessus tout, les décisions finales de la réunion doivent être enregistrées, ainsi que les noms des intervenants sur des points spécifiques de l’ordre du jour. Selon les experts, les Secrétaires Généraux ne devraient inscrire le nom de certaines personnes dans le procès-verbal de la réunion qu’à leur demande, s’ils font une recommandation ou s’ils ont une expérience professionnelle particulière sur un sujet.
L’étape Finale :
L’étape finale de votre mission consiste à rédiger et transmettre la version définitive du PV de la réunion du conseil d’administration. Ce document officiel ne sera plus modifié. Il demande donc toute votre attention !
Le procès-verbal (PV), c’est la retranscription exacte de la réunion. Il sert de document officiel en cas de litige ou mésentente. Il a une valeur juridique.
Le PV contient précisément les décisions prises puisqu’elles ont été soumises et adoptées par approbation des membres. Il est particulièrement utilisé dans les conseils d’administration et comités.
Vous pourriez même ajouter à votre procès-verbal un enregistrement audio de la réunion.
Bien que l’ensemble des membres du conseil d’administration porte la responsabilité des décisions, c’est bien le rédacteur du procès-verbal du conseil d’administration qui est garant de son contenu.
Dans un souci de fidélité du procès-verbal, celui-ci doit être rédigé le plus tôt possible. De plus, cela permet de distribuer rapidement le PV aux membres du conseil d’administration (le délai conseillé étant de 24 heures après la réunion). Ainsi, chacun pourra s’acquitter des tâches qui lui ont été confiées à temps et présenter son rapport à la prochaine réunion du conseil d’administration.
Par ailleurs, rédiger au plus tôt le PV permet aux membres de vérifier l’exactitude du document, et le cas échéant donner le temps au secrétaire de séance de modifier certains passages. Si tel est le cas, il est nécessaire de préciser qu’un procès-verbal révisé remplace et annule le précédent pour éviter toute confusion.
Voici en quelques étapes une manière efficace de traiter vos notes :
- Eliminez tout d’abord tout ce qui n’est pas clair dans vos notes personnelles.
- Gardez près de vous quelques stylos de couleur (surligneurs) et soulignez les parties importantes – rayez ce qui n’est pas essentiel.
- Lisez avec attention vos notes et/ou la rédaction de vos notes.
- Utilisez vos stylos de couleur pour créer une vue d’ensemble (chaque thème = 1 couleur).
- Vous pouvez marquer en conséquence les abréviations pour les noms qui indiquent un changement d’orateur.
- Notez quels participants ont pris la parole sur les différents thèmes.
- Symbolisez encore différemment les propositions et les décisions.
- Vous pouvez encore noter d’autres indications dans la colonne vierge à côté des notes que vous avez prises.
- Si vous avez enregistré la séance, écoutez l’enregistrement et complétez-le avec vos notes.
- Marquer de plusieurs couleurs les différentes parties du texte vous permet de regrouper aisément plusieurs interventions sur le même thème.
En ce qui concerne la forme, les éléments suivants sont à prendre en considération :
- Le papier : de préférence feuilles blanches (A4) avec « en-tête » indiquant le nom et les coordonnées (avec éventuellement le logotype) de l’organisme dont dépend l’agent. Laisser une marge (obligatoire) d’environ 1/3 de la largeur de chaque page.
- L’encre : noire pour la qualité des photocopies et pour limiter les possibilités d’altération.
- La pagination : obligatoire. Indiquer le n° de la page en haut de chaque page.
- L’écriture : traitement de texte. Indiquer les chiffres (dates, nombres, heures…) en toutes lettres (sauf dates de naissance et immatriculations). Dans le texte, ne laisser ni blanc, ni lacune, et notamment ne pas laisser d’interligne.
- Le style : faire des phrases courtes et simples pour la clarté du texte. Pour la description des faits, utiliser la première personne « Je » ou bien le « Nous » administratif (ex : » je soussigné……, je me suis présenté à……, j’ai noté que……, ou bien nous soussignés……, nous nous sommes présentés…… », etc.). Pour rapporter les faits et gestes ou citer les déclarations de l’auteur de l’infraction, utiliser par exemple : « M. Pierre SCHMITT a… » ou « Le Contrevenant a… »). L’identification du P.V. : le PV doit obligatoirement être numéroté. Le numéro sera indiqué sous le titre du procès-verbal.
- Les pièces jointes : si le PV comporte des pièces jointes (photos, carte de localisation, rapports scientifiques…), il convient de les numéroter et de faire apparaître sur chacune d’entre elles le n° du PV auquel elles se rattachent.
Le procès-verbal final devra exprimer de manière claire le vote d’une résolution et la motivation à cette décision. Que ce soit pendant la séance ou lors de la rédaction finale, soyez à l’aise pour demander une précision aux participants de la réunion. Seule l’exactitude compte et personne ne se formalisera si vous demandez de l’aide.
Ce suivi et cette précision ont d’autant plus de valeur que vous devrez porter à l’ordre du jour du prochain conseil d’administration les désaccords ou sujets restés en suspend.
En conclusion, l’utilisation de modèles de PV de réunion du conseil d’administration vous rendra plus efficace et cohérent dans votre rédaction. Plus encore, les nouveaux outils digitaux faciliteront votre prise de note, la traçabilité et la sécurisation des informations. Les outils comme iBabs, gèrent intuitivement ces rédactions de procès-verbal du conseil d’administration, amènent plus de collaboration et génèrent un gain de temps considérable dans tout le process d’organisation et de rédaction.
Le temps passé à la rédaction par le secrétaire doit être imputé sur son crédit d’heure. Cette tâche pouvant se révéler très chronophage, il peut s’aider en enregistrant la séance, sauf si les délibérations portent sur des informations confidentielles
Bien entendu, une fois le compte rendu rédigé, et lu de tous, le projet continu. La réalisation des tâches et le suivi des actions sont les étapes qui se doivent d’être accomplies pour atteindre l’objectif principal de la réunion.
Commentaires récents